第一章 总则

第一条 为规范清远市金属行业商会(下称商会)档案的管理,保证商会文件的完整,便于查找利用,做好接收、分送、归档以及借用等工作,明确工作职责,杜绝资料流失,保证文件档案的完整性及保密性,根据商会的实际情况,制定本制度。

第二条 凡是商会在工作中形成的文件(专项资料、会议资料以及企业资料等)和具有参考利用价值的各类资料、原始记录、各种图表簿册、书籍、光盘以及财务资料、人事档案,与政府部门的文件(通知、公文, 会议纪要)等都要齐全完整地收集、整理、归档。

第三条 商会秘书室设档案管理人员,负责文件的接收与分送、归档与整理、借用与归还等日常管理工作。

第二章 文件的接收与分送

第四条 文件的接收由秘书室档案管理员负责,分为内部文件接收与外部文件接收。内部文件接收是指商会内部工作人员将需要存档的资料交由档案管理员接收,由档案管理员负责后续存档工作; 外部文件接收是指,政府部门或企业等发送给商会的资料,包括不限于通知、公文、会议纪要,企业资料等,统一交由档案管理员接收 ,呈送到上级领导确认,并分配任务,抄送到相关执行人员,档案管理员,星送对象和抄送对象必须签好名,原件由档案管理员留底存档,呈送对象和抄送对象拿复印件。

第三章 文件的归档与整理

第五条 文件的归档由档案管理员管理,包括纸质资料、光盘,书籍等的归档, 所有档案必须装入文件盒,做好编号以及所含资料列表,并科学排列,以便于查找,避免暴露或堆放。

笫六条 纸质资料主要是指专项申报、专项中期检查、专项结题,会议相关资料,企业合作协议以及其他需要留底的纸质资料。纸质资料的归档要做好分类,列好编码,并录入电子档。纸质资料的具体的归档格式如下:

注:1.以后若有新文件类型的资料,以后续字母K、L等为编码

2. AII201705，表示该项目是2017年申报，编号为05，并成功立项。

3. B201701，表示该项目是2017年立项，编号为01

第七条 光盘的归档是指与纸质材料不关联的商会秘书室其他需要留底的光盘资料。所有光盘都必须放在光盘袋里,以保证光盘不受磨损,并在光盘封面标明光盘内容。

第八条 档案管理员必须定期对资料进行归档,并防止存档资料受潮、虫蛀、损坏或丢失、保证资料的齐全和完整性。

第九条 档案管理员因离职或工作岗位变动等原因需进行文件档案的交接时,应严格遵守交接程序。移交人需列出物品清单,接收人在监交人的监督下,仔细点验,若有损坏或丢失时要求移交人书面表明视该文件重要情况，是否需要进行补充备。

第四章 文件的借用与归还

第十条 商会工作人员因工作需要查阅档案资料,需向档案管理员提出,并填好文件借用登记表,档案管理员需要在借用登记电子版做好相关记录。
笫十一条 借用期间,借用人员必须爱护借用资料,保持整洁,不得在借用资料中写宇、划线或作记号等,并保证借用资料的齐全和完整性;查阅完毕,需要归还资料时,档案管理员需要对资料进行确认,并签名。
第十二条 存档资料借用的最长期限为两周,借用期结束可联系档案管理员进行续借。对借出资料,档案管理员要定期催还,发现损坏,丢失等,应及时报告秘书长处理。
第十三条 商会工作人员必须严格保密,不准泄露存档资料内容,同时,存档资料的外借需经秘书长同意,不得擅自外借资料。

                  第五章 奖惩
第十四条 商会工作人员在借用资料期间或档案管理员日常档案管理工作期间,对资料乱写乱画的,一经发现查实,作警告处分。警告处分累计达3次做记过处分。
第十五条 商会工作人员在借用资料期间或档案管理员日常档案管理工作期间,损坏或丢失资料,一经发现查实,做警告处分，并做50元处罚。警告处分累计达3次做记过处分。

第十六条 商会工作人员在借用资料期间或档案管理员日常档案管理工作期间,泄露或外借资料，一经发现查实,作记过处分。情节特别严重者,做记大过处分或直接开除处分。
第十七条 档案管理员日常档案管理工作优异,资料整齐,条条有理,并得到同事的一致认同,可参照商会《人事管理制度》第六章的奖惩制度,给予记功,同时可作为档案管理员的晋升依据。

附则

第十八条 本管理办法由清远市金属行业商会秘书室负责解释

清远市金属行业商会

  2017年4月21日