杨舜
王思幸
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清远市金属行业商会印章使用及管理制度
一、为规范商会及其下属单位、分支机构印章管理,保证其印章使用的正确性、规范性和严肃性,有效地维护单位利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定本管理办法。
二、印章的定义和种类
本办法中所指印章是指在商会及其下属单位、分支机构发布或管理的文件、凭证、文书等与单位权利义务有关的文件上,需以商会及其下属单位、分支机构或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。主要包括:各单位公章、法人章、财务专用章、发票专用章和部门专用章等。
三、印章的管理
1、印章的保管:单位的各类印章由商会财务部进行归口管理,由商会财务部设定印章管理员保管,任何人未经授权均不得擅自使用印章,印章的使用地为财务办公室内指定位置。印章管理员如发生职位异动,应及时进行印章和使用情况登记的交接工作。印章保管人长时间外出时,应报告财务部部长,经指定代理人后,移交有关人员代管,代管结束,代管人应将印章使用登记一并交回。
2、印章的刻制:根据工作需要或因印章丢失、内容变更、损毁、被盗等原因,需新刻或重刻印章的,申请人填写《印章刻制申请表》--部门主管签章--秘书长签章--会长签章核准后--交印章管理员。财务部委托行政部按照国家有关印章刻制的规定进行刻制,刻制后行政部填写《印章管理移交单》交由交印章管理员,印章管理员做好登记。
3、印章的启用:印章管理员应对商会及其下属单位、分支机构所有印章进行登记备案,注明印章名称、枚数、启用日期、收到日期、经手人、监督人等信息,做好戳记,建立《印章启用、停用、销毁登记表》,并永久保存。
4、印章的使用:
①如因单位业务需要加盖印章的,申请人需填写《印章使用申请单》--部门主管签章--申请人持《印章使用申请单》到财务部填写《印章使用登记表》--印章管理员核对《印章使用申请单》、《印章使用登记表》上载明的签署情况无误后方可盖章;
②如员工个人需要(例如需要单位出证明等特殊情况),申请人需填写《印章使用申请单》--部门主管签章--秘书长签章--会长签章批准后--申请人持《印章使用申请单》到财务部填写《印章使用登记表》,印章管理员核对《印章使用申请单》、《印章使用登记表》上载明的签署情况无误后方可盖章;
③印章一般不得携带外出使用,如因单位业务需要将印章带出在外使用的,申请人需填写《印章使用申请单》--部门主管签章--秘书长签章批准后--申请人持《印章使用申请单》到财务部填写《外借印章申请表》,印章管理员核对《印章使用申请单》、《外借印章申请表》上载明的签署情况无误后方可给章。印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担责任。申请人应及时将印章归还印章管理员,当天必须完成办理还章手续。归还印章时,申请人需在印章保管人员的监督下填写《外借印章申请表》并归还印章,印章保管人员签字核实。
5、印章的停用和销毁:当发生单位名称变动、印章损坏、遗失或被窃时,印章必须停用或销毁。印章停用时申请人填写《印章停用、销毁申请单》--秘书长签章--会长签章批准后--交印章管理员--印章管理员填写《印章启用、停用、销毁登记表》并及时将停用印章进行封存。印章销毁时,印章管理员填写《印章管理移交单》--委托行政部按照国家有关印章销毁的规定进行销毁--行政部销毁印章后将销毁凭证交印章管理员--印章管理员填写《印章启用、停用、销毁登记表》。
6、盖章注意事项:空白资料、介绍信和信纸等,一律不得加盖印章。各类资料加盖印章登记时,请务必准确填写所需加盖印章每份资料的详细信息,如果只登记整套资料的封面,不予以盖章。如:介绍信、法人授权委托书——需写明去处及办理XX事宜;委托人及介绍人姓名、身份证号;开具编号及日期。印章使用时要压在落款或其它文字上,不得盖在空白处,盖出的印章要端正、清晰、美观,便于识别。印章只适用于与单位相关业务,不得从事有损单位利益之行为,相应事项的盖章必须取得相应权限的审批,不按规定填写相应表格则不予以盖章。
四、违规使用印章的处理办法
1、商会全体人员必须严格执行以上各项规定,如有不规范使用印章者,将处小过以上处分;违反印章刻制、保管、使用、销毁等规定,一经发现,必须追究其法律责任,造成单位经济损失的,承担损失赔偿。
五、附则
1、本制度由商会财务部制定并负责解释。
2、本制度自二零一六年一月五日起实施。